Om te blijven voldoen aan de transportregelgeving van de EU is het noodzakelijk de digitale tachograaf en de bestuurderskaart te kunnen uitlezen. Dit helpt bij het bijhouden van werktijden, het voorkomen van boetes en het handhaven van de verkeersveiligheid. Of je nu een groot wagenpark beheert of alleen rijdt, als je weet hoe je de tachograaf correct uitleest, kun je tijd, geld en stress besparen. Het uitlezen van een digitaal apparaat zoals een tachograaf vereist kennis, discipline en de juiste tools.
In dit artikel leggen we uit welke hulpmiddelen, regels en tips je kunt gebruiken om de tachograaf makkelijk en goed uit te lezen.
Bestuurderskaart uitlezen: wettelijke verplichtingen
In de EU moeten bedrijven en chauffeurs minstens één keer in de 28 dagen de bestuurderskaart, ook wel de smartcard voor chauffeurs of chauffeurspas genoemd, uitlezen. Dit is meer dan alleen een formaliteit. In de digitale tachograaf worden gegevens over rijtijden, rusttijden en snelheid opgeslagen. Als deze gegevens niet op tijd worden gedownload, kan dat boetes, inspecties of erger nog, reputatieschade opleveren. De wet is bedoeld om eerlijke arbeidsomstandigheden, verkeersveiligheid en transparantie te garanderen. Door de tachograaf regelmatig uit te lezen, kunnen wagenparkbeheerders aan de regels blijven voldoen, boetes vermijden en een goed beeld krijgen van wat de chauffeurs doen. Het is niet alleen een kwestie van een vakje aanvinken: het gaat om controle, aansprakelijkheid en veiligere wegen.
Welke kaarten worden gebruikt bij tachografen?
In de EU gebruiken we vier soorten kaarten om ervoor te zorgen dat de gegevens van de tachograaf goed worden geregistreerd, toegankelijk zijn en goed kunnen worden geanalyseerd. Ze hebben allemaal een unieke rol bij het gebruik van een digitale tachograaf en om ervoor te zorgen dat alles volgens de regels verloopt.
Bestuurderskaart
De meestgebruikte kaart is de bestuurderskaart. Dit is een persoonlijke kaart voor de bestuurder en bevat gedetailleerde informatie over rijtijden, rusttijden, snelheden en eventuele fouten. Volgens de wet moet deze kaart elke 28 dagen worden uitgelezen om ervoor te zorgen dat je volledig aan de Europese vervoersregels voldoet.
Bedrijfskaart
Met de bedrijfskaart kunnen transportbedrijven gegevens van de digitale tachograaf bekijken, downloaden en vergrendelen of ontgrendelen. Het geeft bedrijven controle over de gegevens die in hun voertuigen worden opgeslagen en is essentieel voor het veilig beheren van tachograafgegevens en het voorkomen van ongeoorloofde toegang.
Controlekaart
De controlekaart is bedoeld voor de politie en wordt gebruikt voor wegcontroles en inspecties. Hiermee kunnen agenten of inspecteurs alle gegevens in de tachograaf bekijken, ook als die met een bedrijfskaart zijn vergrendeld. Dit zorgt voor transparantie en helpt bij het handhaven van de regels voor rij- en rusttijden.
Werkplaatskaart
De werkplaatskaart wordt gebruikt door gecertificeerde monteurs om digitale tachografen te installeren, kalibreren of repareren. Monteurs kunnen hiermee geavanceerde systeemfuncties gebruiken en ervoor zorgen dat de tachograaf werkt volgens de EU-normen.
Deze kaarten maken deel uit van een veilig systeem voor het volgen, beheren en analyseren van voertuig- en bestuurdersactiviteiten in de hele Europese Unie.
Hoe vaak moet u een tachograaf uitlezen?
Volgens de Europese regelgeving moet de bestuurderskaart minimaal één keer in de 28 dagen worden uitgelezen en moet de digitale tachograaf zelf elke 90 dagen worden uitgelezen. Deze termijnen zijn wettelijk bindend en zijn bedoeld om een volledige registratie van rijtijden, rusttijden, snelheid en eventuele incidenten te waarborgen. Als je deze termijnen voor het uitlezen van de tachograaf niet naleeft, kan dit ernstige gevolgen hebben: onvolledige gegevens, onmogelijkheid om naleving aan te tonen en boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro’s.
Voor wagenparkbeheerders en transportbedrijven is het naleven van de uitleesschema’s voor tachografen niet louter een kwestie van boetes vermijden. Het regelmatig downloaden van tachograafgegevens is ook essentieel voor interne inspecties, het opsporen van onregelmatigheden en het behouden van volledige controle over het rijgedrag van chauffeurs. Of je de tachograaf nu handmatig of op afstand uitleest, door dit tijdig te doen bent je als bedrijf juridisch beschermd en kun je je bedrijfsvoering efficiënt houden.
Hoe lees je een digitale tachograaf correct uit?
Om je tachograafbeheer in goede banen te leiden, is het essentieel om te weten hoe je de tachograaf correct uitleest. Dit proces helpt je om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, boetes te voorkomen en het rijgedrag van chauffeurs te controleren. En het goede nieuws? Met de juiste apparatuur en enkele eenvoudige stappen is dit proces eenvoudig uit te voeren.
Zorg er eerst voor dat je over het juiste apparaat en andere hulpmiddelen beschikt:
- Een downloadsleutel of kaartlezer
- Beveiligde software voor het uitlezen en opslaan van de gegevens
- Toegang tot de bestuurderskaart of de fysieke tachograaf in het voertuig
Volg deze eenvoudige stappen:
- Sluit de downloadsleutel of kaartlezer aan op de tachograaf of computer.
- Plaats de bestuurderskaart of begin met het uitlezen van de tachograaf.
- Selecteer de gegevens die je wilt downloaden: kies voor een volledige of gedeeltelijke download (.ddd-formaat).
- Sla de bestanden veilig op in een lokaal systeem of in de cloud, en zorg ervoor dat ze goed gestructureerd en toegankelijk zijn.
- Controleer de resultaten: kijk of er geen foutmeldingen zijn of gegevens ontbreken.
Deze stappen gelden voor alle merken tachografen, inclusief die van VDO. VDO-tachografen zijn wijdverspreid in Europa en staan bekend om hun betrouwbaarheid.
Wat voor gegevens worden uitgelezen?
Wanneer je een digitale tachograaf uitleest, krijg je toegang tot gegevens die essentieel zijn voor het naleven van de wetgeving en het verbeteren van de dagelijkse bedrijfsvoering van je wagenpark. De bestuurderskaart is hier het belangrijkst, omdat hier alle informatie over rij- en rusttijden wordt opgeslagen.
Dit zijn de gegevens die doorgaans uit de digitale tachograaf worden gedownload:
- Rijtijden: de tijd dat de bestuurder ononderbroken achter het stuur heeft gezeten, per dag en per week.
- Rusttijden: of de voorgeschreven pauzes en rusttijden correct zijn nageleefd.
- Snelheid: geregistreerde snelheidsgegevens, inclusief mogelijke snelheidsovertredingen.
- Foutmeldingen: waarschuwingen met betrekking tot verkeerd gebruik, ontbrekende gegevens, technische problemen of pogingen tot manipulatie.
- Activiteitenlogboeken: periodes van rijden, rusten, laden, lossen, beschikbaarheid en andere werkzaamheden.
De symbolen op de digitale tachograaf zijn visuele representaties van deze activiteiten: een bed voor rust, een stuur voor het rijden en een hamer voor werk. Dankzij deze visuele indicaties en geregistreerde gegevens kunnen tachograafgegevens effectief worden geanalyseerd, waardoor wagenparkbeheerders overtredingen vroegtijdig kunnen signaleren en tijdig corrigerende maatregelen kunnen nemen.
Belang van correcte gegevensopslag en -beheer
Voor naleving van de wetgeving, operationele veiligheid en efficiëntie is het van essentieel belang dat gegevens van digitale tachografen correct worden opgeslagen en beheerd. Volgens de EU- en AVG-regelgeving moeten de gegevens van de bestuurderskaart en de tachograaf minimaal twaalf maanden veilig worden bewaard en bij inspecties beschikbaar worden gesteld.
Deze gegevens moeten worden opgeslagen in versleutelde systemen of professionele tachograafanalysesoftware om ongeoorloofde toegang te voorkomen en het risico op gegevensverlies te verminderen. De gegevens opslaan in je eigen lokale computersysteem is hiervoor niet toereikend. Het is raadzaam om ook een back-up te maken op een externe server of in de cloud.
Als je het juiste tachograafbeheer verwaarloost, kan dit leiden tot ontbrekende bestanden, beschadigde gegevens of schendingen van de AVG, wat kan resulteren in hoge boetes en nalevingsrisico’s. Door gebruik te maken van professionele hulpmiddelen en de richtlijnen voor gegevensopslag te volgen, kunnen wagenparkbeheerders volledige traceerbaarheid van gegevens waarborgen en vertrouwen bieden.
Lees moeiteloos je tachograaf uit met LINQO
Met de geavanceerde gps-trackingoplossingen van LINQO wordt het uitlezen van tachografen een fluitje van een cent: het is eenvoudig, nauwkeurig en volledig geautomatiseerd. Het systeem verzorgt het op afstand downloaden van zowel de bestuurderskaart als de voertuiggegevens, wat tijd bespaart en fouten helpt voorkomen. LINQO combineert betrouwbare hardware met gebruiksvriendelijke software, waardoor bestuurders en wagenparkbeheerders aan de regels kunnen blijven voldoen en tegelijkertijd de bedrijfsvoering over de hele linie kunnen optimaliseren.
