Een digitale tachograaf is een klein apparaat, dat lijkt op een autoradio. Via dit apparaat worden de rij- en rusttijden van chauffeurs, de afgelegde afstanden, activiteiten, gegevens van de bestuurder en de rijsnelheid geregistreerd. Deze gegevens worden op twee plekken opgeslagen: op de chip van de bestuurderskaart en in het geheugen van de digitale tachograaf.
Tegelijkertijd vindt er binnen de transportsector een geleidelijke overgang plaats naar de Smart Tacho 2 (G2V2), die extra functionaliteiten biedt, zoals automatische locatiebepaling en verbeterde controlemogelijkheden.
Hoe werkt een digitale tachograaf precies? Wij leggen het uit in deze blog.
Smart Tacho 2: wat u moet weten over de overstap
In het kader van het Europese Mobility Package wordt het gebruik van de tweede generatie slimme tachograaf (Smart Tacho 2 / G2V2) stapsgewijs verplicht voor voertuigen in het internationale wegtransport.
- Deadline december 2024. Voertuigen met een analoge of niet-slimme digitale tachograaf moesten worden uitgerust met Smart Tacho 2.
- Deadline augustus 2025. Voertuigen met een eerste generatie slimme tachograaf (Smart Tacho 1) moeten worden geüpgraded.
- Vanaf 2026. Ook lichte bedrijfsvoertuigen tussen 2,5 en 3,5 ton die internationaal vervoer uitvoeren, vallen onder de tachograafverplichting.
De Smart Tacho 2 biedt uitgebreidere functionaliteiten, zoals automatische registratie van grensoverschrijdingen, nauwkeurigere locatiebepaling via GNSS en verbeterde mogelijkheden voor handhaving op afstand (remote enforcement). Daarnaast kunnen activiteiten zoals laden en lossen beter worden vastgelegd in combinatie met bestuurdersinput.
Hoe de digitale tachograaf te gebruiken?
Stap 1: De tachograaf aan de bedrijfskaart koppelen
Om te beginnen moet de tachograaf aan de bedrijfskaart worden gekoppeld. Hierdoor wordt het voertuig aan het bedrijf gekoppeld. Dit doe je door de bedrijfspas in de digitale tachograaf te steken. Op het scherm van de tachograaf is vervolgens af te lezen hoe de koppeling voltooid moet worden.
Let op: ZZP-vrachtwagenchauffeurs moeten zowel een bedrijfskaart als een bestuurderskaart hebben.
Stap 2: De bestuurderskaart gebruiken
Aan de start van een werkdag of voor aanvang van de rit, moet de bestuurderskaart in de digitale tachograaf worden geplaatst. Dit kan met de chip op de kaart naar boven en de pijl naar voren. Een aantal activiteiten worden automatisch door de tachograaf opgeslagen. Zo worden alle ritten geregistreerd. Ook persoonsgegevens en het kenteken worden automatisch op de bestuurderskaart geregistreerd.
Andere activiteiten moet de chauffeur wel handmatig invoeren. Hierbij gaat het om rustmomenten, laden en lossen, of bijvoorbeeld het wachten op bepaalde documenten. Ook moet de chauffeur handmatig aangeven in welk land en welke regio de werkzaamheden plaatsvinden. Dit kan voorafgaand aan de rit. Let op: bij de nieuwste Smart Tacho 2 hoeft de chauffeur bij grensovergangen niet meer te stoppen om het land handmatig in te voeren; het systeem registreert dit automatisch via een beveiligd gps-signaal. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten. Als deze gegevens zijn ingevoerd, geeft de tachograaf aan dat de chauffeur kan gaan rijden.
Let op: wanneer er een bijrijder is, dan moet deze zijn of haar kaart in de tweede invoergleuf van de tachograaf plaatsen.
Stap 3: Digitale tachograaf gebruiken tijdens het rijden
Wanneer een chauffeur is aangemeld, dan wordt het rijden automatisch als rijtijd opgeslagen. Staat de chauffeur stil, dan moet hij of zij de symbolen op de digitale tachograaf – die staan voor bepaalde activiteiten – goed gebruiken. Het is goed om te onthouden dat de digitale tachograaf bij het verplaatsen van de auto direct op ‘arbeidstijd’ springt. Wanneer de chauffeur het voertuig tijdens een rustpauze verplaatst, moet de tachograaf daarom direct weer op ‘rust’ worden gezet.
Stap 4: De gegevens opslaan
De kilometerregistratie, inclusief tijd die besteed is aan rust en andere activiteiten, worden op de bestuurderskaart opgeslagen. Deze kaart moet eenmaal per 28 dagen worden uitgelezen, anders wordt de data overschreven. De digitale tachograaf moet uiterlijk eenmaal per 90 dagen worden gedownload.
Met LINQO’s Tachograafmanagement wordt alle data online en volledig automatisch uitgelezen via Remote Tacho Download (RTD) en veilig opgeslagen. Hierdoor is handmatig gegevens uitlezen niet meer nodig en hoeft u voertuigen niet meer naar de garage te halen om de data te downloaden. Dit is cruciaal, aangezien boetes van de ILT (Inspectie Leefomgeving en Transport) voor het overschrijden van de downloadtermijn kunnen oplopen tot duizenden euro’s per overtreding. Daarnaast worden de rij- en rustdata door LINQO geanalyseerd, wat leidt tot verbeterpunten en/of waarschuwingen voor de chauffeur, bijvoorbeeld wanneer deze te lang rijdt. Alle gegevens zijn eenvoudig in te zien via de LINQO-app.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Hoe vaak moet ik de digitale tachograaf uitlezen?
Volgens de wettelijke voorschriften moet de bestuurderskaart minimaal elke 28 dagen worden uitgelezen en het geheugen van de tachograaf minimaal elke 90 dagen. Met een oplossing voor Remote Tacho Download van LINQO gebeurt dit volledig automatisch, zodat u nooit een termijn mist.
Hoe lees ik een digitale tachograaf uit?
Dit kan handmatig met een downloadsleutel of kaartlezer waarbij u fysiek naar het voertuig moet gaan. Echter, de meest efficiënte manier is draadloos uitlezen via telematica. De data wordt dan direct vanuit de vrachtwagen naar de cloud gestuurd, waar u de rapportages direct kunt inzien.
Wat houdt de ‘1-minuutregel’ in?
De 1-minuutregel is ingevoerd bij modernere tachografen om chauffeurs meer flexibiliteit te geven. De tachograaf registreert de activiteit die het langst duurt binnen één minuut als de activiteit voor die hele minuut. Dit is vooral handig bij fileparkeren of kortstondige verplaatsingen tijdens de rusttijd, mits dit binnen de marges blijft.
Wat moet je doen als de digitale tachograaf stuk is?
Als de tachograaf onderweg defect raakt, moet de chauffeur handmatig zijn rij- en rusttijden bijhouden op de achterzijde van de tachograafschijf of printpapier. Het defect moet binnen 7 dagen worden gerepareerd bij een erkende werkplaats. Rijden met een defecte tachograaf zonder handmatige registratie kan leiden tot zeer hoge boetes.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het gebruik van een tachograaf?
De top 5 meest gemaakte fouten zijn:
- Het niet handmatig invoeren van de landcode bij start/einde van de dienst (behalve bij Smart Tacho 2).
- De bestuurderskaart te laat uitlezen (langer dan 28 dagen).
- Onjuist gebruik van de ‘out-of-scope’ functie.
- Rijden zonder bestuurderskaart in de gleuf.
- Vergeten de tachograaf op ‘rust’ te zetten tijdens pauzes, waardoor de tijd als ‘arbeid’ wordt geteld.
