Je rittenregistratie goed bijhouden is erg belangrijk. Hiermee kun je aantonen dat er niet meer dan 500 privékilometers per jaar met een voertuig van de zaak zijn gereden. De Belastingdienst kan de rittenregistratie opvragen en boetes opleggen wanneer deze na controle niet aan de gestelde eisen voldoet.
Is rittenregistratie verplicht?
Nee, rittenregistratie is niet altijd verplicht. Als je besluit om bijtelling te betalen dan hoef je geen rittenregistratie bij te houden. Dit is wel verplicht wanneer u:
- geen BTW wil betalen voor privégebruik
- de auto van de zaak niet voor privéritten wil gebruiken
- niet met eigen vervoer wil reizen
- geen vrijstelling van belasting op personenauto’s en motorrijwielen (BPM) voor de werkgever wil aanvragen
Hoe wordt rittenregistratie gecontroleerd?
De Belastingdienst kan de rittenregistratie op verschillende manieren controleren. Namelijk steekproefsgewijs, via een controle op standaard afwijkingen of door het scannen van kentekens. Bij het scannen van kentekens – meestal op plekken waar veel mensen komen – wordt gekeken of een rit zakelijk of privé is en vervolgens of er terecht of onterecht geen bijtelling wordt betaald. Bij een steekproef wordt er gecontroleerd of de registratie compleet is, en of deze wel op tijd is ingediend.
Ook wordt er soms gevraagd om inzage in je agenda, zodat de fiscus kan controleren of de data van de zakelijk gereden ritten kloppen. Bij een controle op standaard afwijkingen wordt er gekeken opvallende afwijkingen in zakelijke ritten. Dit om na te gaan of privéafwijkingen van de route wel staan geregistreerd als omrijkilometers.
Wat moet u bijhouden voor kilometerregistratie?
Kilometerregistratie moet aan de volgende eisen voldoen:
- Gegevens van de auto (merk, type en kenteken)
- Datum van gebruik
- Adres van vertrek en bestemming
- Begin- en eindstand van kilometerteller
- De route, wanneer dit niet de meest logische was
- Was de rit zakelijk of privé?
Wie is verantwoordelijk voor de rittenregistratie?
Als werknemer mag je niet meer dan 500 kilometer privé rijden met een auto van de zaak. Toch is de werkgever uiteindelijk verantwoordelijk voor een sluitende rittenregistratie. Om fouten in de registratie te vermijden en dus boetes te voorkomen is automatische rittenregistratie een uitkomst. Zo ben je er niet alleen zeker van dat de rittenregistratie klopt, maar voldoet deze ook aan de eisen van de Belastingdienst.
