Heb je zakelijke (lease) auto’s, dan is het belangrijk om een rittenadministratie bij te houden. Hiermee kan je aan de Belastingdienst aantonen dat jouw werknemers privé niet meer dan 500 kilometer per jaar rijden. Heb je geen rittenregistratie? Dan moet je bijtelling betalen voor het privégebruik van de auto(‘s). Hoe zorg je ervoor dat jouw rittenregistratie op orde is? Je leest het in deze blog.
Moet ik een rittenregistratie bijhouden?
Een rittenregistratie is niet verplicht. Als je bijtelling betaalt, dan is het niet nodig om een kilometerregistratie bij te houden. In de volgende situaties is een rittenregistratie wel verplicht:
- Bij een ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Als deze verklaring is ingediend bij de Belastingdienst, geef je aan dat je per kalenderjaar maximaal 500 privékilometers in een zakelijke auto rijdt en dus geen bijtelling hoeft te betalen. Dit kan je bewijzen met een rittenregistratie.
- Worden zakelijke auto’s ook privé gebruikt, dan moet voor het privégebruik btw worden betaald. Dit is een standaard bedrag. Kan je echter aantonen hoeveel gebruik privé is, dan vervalt dit standaard bedrag en wordt het aandeel btw naar verhouding van het daadwerkelijke privégebruik berekent.
- Ben je eigenaar van voertuigen met een buitenlands kenteken, dan kom je onder bepaalde voorwaarden in aanmerking voor de werkgeversvrijstelling (BPM). Je moet hierbij aantonen dat de voertuigen minimaal 50 procent van de tijd in het buitenland zijn gebruikt. Dit kan met een rittenregistratie.
Wat moet je bijhouden voor kilometerregistratie?
Bij het bijhouden van een rittenregistratie zijn een aantal gegevens verplicht:
- Merk van de auto
- Kenteken
- Type auto
- Periode van gebruik
Per rit moet vervolgens ook de volgende informatie worden vermeld:
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Adresgegevens van vertrek en aankomst
- De route, wanneer deze niet de meest logische is
- Was het een privérit of een zakelijke rit?
Wanneer er tijdens een rit zowel privé als zakelijke kilometers zijn gemaakt, dan is het daarnaast ook nodig om de privé-omrijkilometers te vermelden. Voldoet je rittenregistratie niet aan deze eisen, dan loop je kans een boete te krijgen. Deze boete kan, afhankelijk van de situatie, oplopen tot duizenden euro’s.
Wat is een sluitende rittenregistratie?
Eenvoudig gezegd is een rittenregistratie sluitend wanneer de eindstand van de kilometerteller en de eindbestemming gelijk zijn aan de beginstand van de volgende rit. Voor de Belastingdienst betekent een sluitende rittenregistratie ook dat de gekozen routes, afstanden en bestemmingen overeen komen met dat wat in je rittenregistratie is terug te vinden.
Het bijhouden van je kilometerregistratie
Je kan jouw kilometerregistratie op verschillende manieren bijhouden. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een ritregistratieformulier of ritregistratieboekje, zowel schriftelijk als digitaal. Het nadeel hiervan is dat je erg precies te werk moet gaan om fouten te voorkomen en dat het bijhouden tijd kost.
Makkelijker is het om te kiezen voor een automatische rittenregistratie zoals die van Linqo. Hiermee heb je geen omkijken meer naar je rittenregistratie en ben je er altijd zeker van dat alle data correct en volledig wordt geregistreerd, volgens de eisen van de Belastingdienst. Bijkomend voordeel is dat je via de Linqo software rapporten op maat ontvangt, waarmee je meer inzicht krijgt in je bedrijf en bedrijfsprocessen kan optimaliseren.
