Het correct bijhouden van je kilometerregistratie is erg belangrijk voor zowel ondernemers als medewerkers. Echter is het bewaren van je rittenregistratie net zo belangrijk. Het is namelijk zo dat de Belastingdienst met terugwerkende kracht de registratie terug kan vragen, om zo alles te kunnen checken. Rijd jij dus in een zakelijke auto of ben jij ondernemer? Dan is het belangrijk om van tevoren alle ins-en outs van de kilometerregistratie te weten, zodat je straks niet voor vervelende verrassingen komt te staan. In 2026 blijft de bewaartermijn 7 jaar, maar met strengere controles van de Belastingdienst en verplichte RVO-rapportages voor grote bedrijven (100+ medewerkers) is een sluitende kilometerregistratie crucialer dan ooit.
Kilometerregistratie bewaren
Om bijtelling te voorkomen, is het belangrijk om een kilometerregistratiesysteem bij te houden. Het is namelijk zo dat de Belastingdienst precies wil weten welke kilometers voor privé en zakelijk gebruik zijn. Met het bijhouden van de kilometerstand kun je een gemakkelijk overzicht maken van de gereden routes en voor welk doeleinden. Maar wat moet je dan precies noteren? Wij sommen het voor je op:
- De datum van de rit
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het adres van vertrek en het aankomstadres
- De gereden route
- Was de rit zakelijk of privé?
- Eventuele omrijkilometers tijdens je zakelijke rit
Deze kilometerregistratie moet daarna ook bewaard worden, zodat je dit nog altijd kunt aantonen. Er hangt daarom ook een wettelijke betaaltermijn van 7 jaar aan de kilometerregistratie.
Wat gebeurt er als je niet voldoet aan bewaarplicht?
Het bijhouden van een sluitende kilometerregistratie hoeft geen hoofdpijn te zijn. Met de Linqo-app wordt alles automatisch en 100 % Belastingdienst-proof geregistreerd én veilig gearchiveerd.
Maar wat als je het niet (goed) bewaart?
- Geen sluitende rittenregistratie: boete tot € 5.514 per overtreding (geïndexeerd tarief 2025).
- Voor bedrijven met 100+ medewerkers die de verplichte RVO-rapportage (werkgebonden personenmobiliteit) niet of de 7-jaars bewaartermijn niet halen: extra sancties tot € 20.000 (RVO-handhaving 2025).
- Bij een controle zonder bewijs wordt automatisch bijtelling opgelegd, naheffing, rente.
Kortom: een papieren mapje of Excel-bestand of losse briefjes is in 2025 echt geen optie meer. Met Linqo wordt uw kilometerregistratie automatisch opgeslagen, 7 jaar gearchiveerd en met één klik klaar voor Belastingdienst én RVO-rapportage. Geen verrassingen, geen boetes. Download de Linqo-app zo bent u vandaag al klaar voor morgen.
Meer weten over bewaren van de kilometerregistratie
Wil je meer weten over de bewaartijd of wil je meer weten over de eisen van deze registratie? Wij verwijzen je graag naar onze andere blogs of naar onze website. Daarnaast staan wij je natuurlijk graag te woord, dus mocht je vragen hebben of persoonlijk advies willen ontvangen, mag je gerust contact met ons opnemen. Wij helpen je graag op weg.
