Sinds 2022 heeft het Mobility Package gezorgd voor een uniforme set EU-regels voor het detacheren van chauffeurs, zoals verplichte IMI-meldingen, loonvereisten in het gastland en duidelijke documentatieverplichtingen bij internationaal vervoer. Deze regels gelden voor alle bedrijven die internationaal actief zijn en bepalen nauwkeurig wanneer uitgezonden chauffeurs zich moeten melden voordat ze aan hun rit beginnen. In dit artikel worden transportbedrijven wegwijs gemaakt in de regels voor het detacheren van werknemers, zodat ze veelvoorkomende fouten kunnen vermijden en boetes kunnen voorkomen die het gevolg kunnen zijn van ontbrekende of onjuiste IMI-meldingen.
Wanneer is een chauffeur gedetacheerd?
Niet elke internationale rit betekent dat er chauffeurs worden gedetacheerd. Onder het Mobility Package wordt een chauffeur alleen als gedetacheerde chauffeur gezien als het soort vervoer IMI-rapportagevereisten met zich meebrengt. Om aan de regels te voldoen, is het belangrijk om te weten wat het verschil is tussen gedetacheerde en vrijgestelde activiteiten.
Activiteiten waarvoor een detacheringsmelding verplicht is
- Cabotage. Binnenlands vervoer in een ander EU-land na het afleveren van een internationale lading. Bij deze ritten worden chauffeurs altijd als gedetacheerd beschouwd, waardoor een volledige IMI-melding vereist is.
- Derdelandenvervoer. Vervoer tussen twee verschillende landen die geen van beide het land zijn waar het bedrijf geregistreerd staat. Ook dit wordt als detachering beschouwd, omdat chauffeurs hun werk volledig buiten het thuisland uitvoeren.
Activiteiten die vrijgesteld zijn van een detacheringsmelding
- Bilateraal vervoer. Een rit van het land waar het bedrijf geregistreerd staat naar een andere EU-lidstaat en weer terug, zonder extra laden of lossen in andere landen. Voor deze ritten is er geen sprake van detachering.
- Doorvoer. Een land doorkruisen zonder iets te laden of te lossen. Bij doorvoer wordt de chauffeur niet als gedetacheerd beschouwd, omdat er geen transportactiviteiten in dat land plaatsvinden.
Als bedrijven deze verschillen goed snappen, kunnen ze de regels voor het detacheren en melden van chauffeurs goed toepassen en onnodige IMI-meldingen of overtredingen van de regels voorkomen.
IMI-melding (IMI-verklaring) stap voor stap
Voordat een gedetacheerde chauffeur aan een vervoersopdracht kan beginnen, moet het bedrijf een IMI-melding indienen via de openbare IMI-interface van de EU. Dit is een essentiële verplichting uit het Mobility Package en geldt voor alle situaties waarbij chauffeurs gedetacheerd worden (bijvoorbeeld bij cabotage en derdelandenvervoer).
De melding moet op zijn minst het volgende bevatten:
- Chauffeursgegevens: volledige naam, geboortedatum, rijbewijsnummer
- Gegevens over dienstverband: bedrijfsnaam, adres, contactpersoon, contractvorm
- Voertuiggegevens: registratienummer, kenteken en (indien van toepassing) de trailer
- Opdrachtgegevens: gastland, soort vervoer (cabotage of derdelandenvervoer), begin- en einddatum van de detachering
Een IMI-melding is normaal gesproken maximaal zes maanden geldig per chauffeur per land. Bedrijven moeten de melding actualiseren of vernieuwen als de contractgegevens veranderen, als er een nieuw voertuig wordt ingezet, of als de omvang van de detachering wordt uitgebreid. Fouten die vaak worden gemaakt, zijn bijvoorbeeld het te laat indienen van het IMI-formulier, het verkeerde gastland opgeven, vergeten een verlopen melding te verlengen, of het verwarren van bilaterale activiteiten met werkzaamheden waarbij wel degelijk gedetacheerde chauffeurs worden ingezet.
Verplichtingen voor transportbedrijven onder het Mobility Package
Het Mobility Package heeft een aantal verplichtingen ingevoerd die bedrijven moeten volgen als ze met gedetacheerde chauffeurs werken. Deze regels hebben te maken met documentatie, loonvereisten, inspectieprocedures en de voorwaarden waaronder chauffeurs naar huis mogen terugkeren. Om te voldoen aan de regels voor het detacheren van chauffeurs en om boetes te voorkomen, is het essentieel dat je deze verplichtingen nakomt.
Documenten die chauffeurs bij zich moeten hebben bij controles
Bij verkeerscontroles moeten chauffeurs bepaalde documenten kunnen overleggen, zij het fysiek of digitaal. Dit zijn onder andere:
- Een kopie van de IMI-detacheringsverklaring, die laat zien dat de chauffeur vóór aanvang van de rit correct als gedetacheerde chauffeur is geregistreerd.
- Bewijs van de vervoersopdracht, zoals e-CMR of vrachtorders, om aan te tonen dat de rit als cabotage of derdelandenvervoer kan worden aangemerkt.
- Tachograafgegevens, waarmee de bevoegde instanties grensovergangen, rijtijden en de werkelijke duur van de detachering kunnen verifiëren.
- Arbeidsdocumentatie, zoals arbeidscontracten of opdrachtbrieven, als de inspecteurs daar om vragen.
Omdat controles in elk gastland op elk moment kunnen plaatsvinden, moeten chauffeurs deze documenten altijd bij de hand hebben.
Verplichtingen op het gebied van salaris en arbeidsvoorwaarden
Volgens de regels voor detachering hebben gedetacheerde chauffeurs recht op het minimumloon en de arbeidsvoorwaarden van het land waar ze werken (het gastland). Dit omvat ook het volgende:
- Naleving van de wetgeving inzake het minimumloon van het gastland, die aanzienlijk kan verschillen tussen EU-lidstaten.
- Het betalen van toeslagen of vergoedingen die tijdens de detacheringsperiode vereist zijn volgens lokale cao’s.
- Ervoor zorgen dat op loonstrookjes en betalingsbewijzen het correcte loonniveau voor het gastland wordt vermeld, en niet alleen dat van het thuisland van het bedrijf.
- Het bijhouden van nauwkeurige werktijdregistraties om aan te tonen dat rusttijden, beschikbaarheidstijden en pauzes voldoen aan de EU-normen.
Daarnaast moeten bedrijven er volgens het Mobility Package voor zorgen dat chauffeurs binnen vastgestelde termijnen regelmatig terugkeren naar hun thuisland of woonplaats, wat bijdraagt aan eerlijke arbeidsomstandigheden. Al deze verplichtingen gelden voor alle soorten chauffeurs die internationaal rijden en dragen bij aan een transparant en eerlijk speelveld in de gehele vervoerssector van de EU.
Boetes en sancties bij niet-naleving
Als bedrijven zich niet houden aan het Mobility Package en de regels voor het detacheren van chauffeurs, kunnen ze flinke boetes verwachten. Ontbrekende of te laat ingediende IMI-meldingen zijn een van de meest voorkomende overtredingen en kunnen bij verkeerscontroles direct tot boetes leiden. De autoriteiten kunnen bedrijven ook boetes opleggen voor verkeerde loonbetalingen, onvolledige documentatie, of het verkeerd classificeren van chauffeurs, die eigenlijk als gedetacheerd beschouwd hadden moeten worden. De hoogte van de boetes verschilt per EU-land, maar sancties kunnen al snel oplopen tot duizenden euro’s en kunnen er ook toe leiden dat je tijdelijk niet meer in het gastland mag werken. Als het bedrijf de regels herhaaldelijk niet naleeft, kan dat leiden tot inspecties, meer controles en reputatieschade voor het bedrijf.
LINQO’s digitale oplossing voor detachering en compliance
Elk transportbedrijf dat internationaal actief is, moet zich houden aan het Mobility Package en de regels voor het detacheren van chauffeurs. Als je IMI-meldingen niet goed zijn ingevuld of ontbreken, kan dat flinke boetes, vertragingen en onnodige administratieve rompslomp opleveren. Met betrouwbare digitale tools kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun meldingen op tijd worden gedaan, dat de documentatie veilig wordt opgeslagen, en kunnen ze hun gedetacheerde chauffeurs efficiënt administreren en aansturen.
LINQO biedt een platform dat telematica en compliance combineert, waardoor bedrijven hun internationale werkzaamheden kunnen organiseren, de opdrachten van chauffeurs kunnen bijhouden en ervoor kunnen zorgen dat alle documenten klaar zijn voor controles. Het systeem maakt IMI-gerelateerde werkprocessen eenvoudiger, vermindert handmatige fouten en verbetert de operationele transparantie tussen landen. Met de geavanceerde GPS-trackingfuncties van LINQO kunnen transportbedrijven met een gerust hart binnen het EU-kader werken en daarbij volledig aan de regels voldoen.
