4,9 28 reviews

Vrijblijvende offerte

GPS tracking: wat zijn de voor- en nadelen?

Een GPS tracker, ook wel voertuigvolgsysteem genoemd, zorgt ervoor dat je op elk moment inzicht hebt in de locatie van je voertuigen, machines of ander materiaal. Ben je benieuwd naar de voor- en nadelen van een tracking systeem? Lees dan snel verder.

Hoe werkt een voertuigvolgsysteem?

Het volgen van een voertuig of ander object gaat via een ‘blackbox’. Dit is een klein zwart kastje dat onzichtbaar wordt geïnstalleerd door onze installateurs. De blackbox registreert de live locatie en bij voertuigen ook alle gereden ritten, kilometers, locaties, snelheden en andere relevante data. Er is altijd een live-verbinding tussen de blackbox en de Linqo software.

Wat zijn de voordelen van GPS tracking?

  • Altijd op de hoogte zijn van de exacte locatie van je voertuigen of objecten.
  • Direct zien hoeveel kilometer er is gereden.
  • Handig voor de rittenregistratie, die je moet bijhouden voor de Belastingdienst. Doordat je ziet welke ritten waar en wanneer hebben gereden, heb je hier direct een helder overzicht van.
  • Mocht een auto of machine gestolen worden, dan kan je altijd achterhalen waar deze zich bevindt.
  • Voertuigen kunnen op afstand worden geblokkeerd.

Wat zijn de nadelen van GPS tracking?

  • Werknemers kunnen het een onprettig idee vinden dat hun locatie zichtbaar is. Het is daarom belangrijk om in gesprek te gaan met werknemers. In een privacyregeling kan worden vastgelegd wie er inzage heeft in welke gegevens en waarom.

Wagenpark efficiënter maken met GPS tracking

Met de GPS-informatie is het mogelijk een efficiëntere logistieke planning te maken. Je kan namelijk precies zien hoe lang het nog duurt voordat een voertuig weer op locatie is. De gegevens zijn op elk moment te bekijken in de online software van Linqo en via de Linqo app.

Als werkgever krijg je door de verzamelde data meer inzicht in de gereden routes en het brandstofverbruik. Dit maakt het mogelijk om na te denken over kostenbesparing en een verlaging van de CO2 uitstoot. Doordat de tachograaf gegevens inzichtelijk zijn, is het daarnaast mogelijk om na te gaan of personeel voldoet aan de rij- en rusttijdenwetgeving.

Wil je meer weten over ons voertuigvolgsysteem? Neem dan gerust contact met ons op of vraag direct een offerte aan.

GPS tracking en het recht op privacy

Als bedrijfseigenaar wil je er graag op toezien dat je voertuigen op de juiste manier ingezet worden. Hierbij kan je gebruik maken van een track & trace systeem, waardoor je precies kan zien op welke locatie je werknemer zich bevindt. Helaas ervaren sommige werknemers dit als een inbreuk op hun privacy. Je kan dit voorkomen, door als werkgever transparant te zijn en in overleg met de werknemer afspraken en regels vast te leggen.

Wat registreert een GPS track en trace systeem?

Met een GPS track en trace systeem van Linqo kan je op elk gewenst moment nagaan waar jouw voertuigen en/of materieel zich bevinden. Dit gebeurt via een blackbox, een klein apparaatje dat in een voertuig wordt geïnstalleerd. Ook registreert een GPS systeem rijgedrag, zoals rijsnelheid en genomen rustpauzes. Dankzij de bijbehorende data analyse functie in de Linqo software krijg je bovendien een beter inzicht in brandstofverbruik. Dit geeft je de kans om kosten te verlagen en de CO2-uitstoot te verminderen.

Ontstaan van een (juridisch) knelpunt

Bij het in dienst nemen van een werknemer, zijn er een aantal rechten en plichten die bij het dienstverband horen. Zo heeft een werknemer onder andere recht op:

  • Een salaris
  • Medische zorg
  • Betaalde vakantiedagen
  • Soms vanwege de aard van de werkzaamheden, de beschikking over een bedrijfsauto.

De werknemer zal om in aanmerking van deze voorzieningen te komen:

  • op een afgesproken tijdstip, gedurende enkele uren, per dag of in een afgesproken periode arbeid moeten verrichten; en daarbij
  • zich moeten houden aan de overige vaak contractueel vastgelegde verplichtingen.

Bedrijfsgoederen die een werknemer voor zijn of haar werkzaamheden mag gebruiken, moeten op een juiste manier gebruikt worden. Gaat het om een auto, dan is het de bedoeling dat deze alleen gebruikt wordt voor de afgesproken werkzaamheden.

Merk je dat de auto voor privéritten wordt gebruikt, dan kan je besluiten een voertuigvolgsysteem te installeren. Andere redenen voor het instellen van een voertuigvolgsysteem zijn er ook. Zo vergroot het de veiligheid van je materieel en voertuigen en geeft het je de mogelijkheid om voertuigen op afstand te blokkeren wanneer dat nodig zou zijn. Daarnaast bied een GPS systeem inzicht in rij- en rustdata en profiteer je van een automatische rittenregistratie. Je werknemer kan het instellen van een tracking systeem echter zien als een inbreuk op zijn recht op privacy.

Tips ter voorkoming van een arbeidsconflict

Wanneer een werknemer zijn auto van de zaak ook na werktijd mag gebruiken, is het van belang om aan de werknemer duidelijk te maken wat voor informatie er wordt verzameld en met welk doel. Om een arbeidsconflict te voorkomen, geven wij je enkele tips:

  1. Laat je werknemer weten dat er een GPS track & trace systeem op de auto is geïnstalleerd die hij na werktijd kan uitschakelen.
  2. Zorg ervoor dat je de data via GPS verzameld met een gerechtvaardigd doel. Dit ‘gerechtvaardigd belang’ moet jouw bedrijf niet op een andere manier kunnen dienen.
  3. Neem het hebben van een track en trace apparaat op in de voorwaarden in je arbeidsovereenkomst. Zo weten werknemers direct waar ze aan toe zijn. Vaak worden afspraken hierover vastgelegd in een privacyregeling.
  4. Maak het periodiek bespreken van de vastgelegde gegevens tot een agendapunt op vergaderingen binnen je bedrijf. Let hierbij wel op de gevoeligheid van bepaalde bedrijfs- of persoonlijke informatie.

Wil je hier meer over weten? Kijk dan op onze voertuigvolgsysteem pagina voor meer informatie of neem contact met ons op.

Controle op je rittenregistratie

Je rittenregistratie goed bijhouden is erg belangrijk. Hiermee kun je aantonen dat er niet meer dan 500 privékilometers per jaar met een voertuig van de zaak zijn gereden. De Belastingdienst kan de rittenregistratie opvragen en boetes opleggen wanneer deze na controle niet aan de gestelde eisen voldoet.

Is rittenregistratie verplicht?

Nee, rittenregistratie is niet altijd verplicht. Als je besluit om bijtelling te betalen dan hoef je geen rittenregistratie bij te houden. Dit is wel verplicht wanneer u:

  • geen BTW wil betalen voor privégebruik
  • de auto van de zaak niet voor privéritten wil gebruiken
  • niet met eigen vervoer wil reizen
  • geen vrijstelling van belasting op personenauto’s en motorrijwielen (BPM) voor de werkgever wil aanvragen

Hoe wordt rittenregistratie gecontroleerd?

De Belastingdienst kan de rittenregistratie op verschillende manieren controleren. Namelijk steekproefsgewijs, via een controle op standaard afwijkingen of door het scannen van kentekens. Bij het scannen van kentekens – meestal op plekken waar veel mensen komen – wordt gekeken of een rit zakelijk of privé is en vervolgens of er terecht of onterecht geen bijtelling wordt betaald. Bij een steekproef wordt er gecontroleerd of de registratie compleet is, en of deze wel op tijd is ingediend.

Ook wordt er soms gevraagd om inzage in je agenda, zodat de fiscus kan controleren of de data van de zakelijk gereden ritten kloppen. Bij een controle op standaard afwijkingen wordt er gekeken opvallende afwijkingen in zakelijke ritten. Dit om na te gaan of privéafwijkingen van de route wel staan geregistreerd als omrijkilometers.

Wat moet u bijhouden voor kilometerregistratie?

Kilometerregistratie moet aan de volgende eisen voldoen:

  • Gegevens van de auto (merk, type en kenteken)
  • Datum van gebruik
  • Adres van vertrek en bestemming
  • Begin- en eindstand van kilometerteller
  • De route, wanneer dit niet de meest logische was
  • Was de rit zakelijk of privé?

Wie is verantwoordelijk voor de rittenregistratie?

Als werknemer mag je niet meer dan 500 kilometer privé rijden met een auto van de zaak. Toch is de werkgever uiteindelijk verantwoordelijk voor een sluitende rittenregistratie. Om fouten in de registratie te vermijden en dus boetes te voorkomen is automatische rittenregistratie een uitkomst. Zo ben je er niet alleen zeker van dat de rittenregistratie klopt, maar voldoet deze ook aan de eisen van de Belastingdienst.

Hoe lang moet je de kilometerregistratie bewaren?

Het correct bijhouden van je kilometerregistratie is erg belangrijk voor zowel ondernemers als medewerkers. Echter is het bewaren van je rittenregistratie net zo belangrijk. Het is namelijk zo dat de Belastingdienst met terugwerkende kracht de registratie terug kan vragen, om zo alles te kunnen checken. Rijd jij dus in een zakelijke auto of ben jij ondernemer? Dan is het belangrijk om van tevoren alle ins-en outs van de kilometerregistratie te weten, zodat je straks niet voor vervelende verrassingen komt te staan.

Kilometerregistratie bewaren

Om bijtelling te voorkomen is het belangrijk om kilometerregistratie bij te houden. Het is namelijk zo dat de Belastingdienst precies wil weten welke kilometers voor privé en zakelijk gebruik zijn. Met het bijhouden van de kilometerstand kun je een gemakkelijk overzicht maken van de gereden routes en voor welk doeleinden. Maar wat moet je dan precies noteren? Wij sommen het voor je op:

  • De datum van de rit
  • De begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Het adres van vertrek en het aankomstadres
  • De gereden route
  • Was de rit zakelijk of privé?
  • Eventuele omrijkilometers tijdens je zakelijke rit

Deze kilometerregistratie moet daarna ook bewaard worden, zodat je dit nog altijd kunt aantonen. Er hangt daarom ook een wettelijke betaaltermijn van 7 jaar aan de kilometerregistratie.

Wat gebeurt er als je niet voldoet aan bewaarplicht?

Het bewaren van deze gegevens hoeft geen grote uitdaging te zijn. Wanneer je er voor zorgt dat alles online of met de Linqo app wordt bijgehouden, kun je er altijd gemakkelijk bij. Als je deze registratie niet bewaard, heb je kans op een flinke boete. De kilometerregistratie wordt dan gewoon opgeslagen. Houd je kilometerregistratie dus niet op losse papiertjes bij, want dan wordt het een rommeltje. Download de Linqo app zodat je gemakkelijk de registratie bij kunt houden. Linqo’s smart mobility services bieden een oplossing voor de hedendaagse mobiliteit- en duurzaamheidsuitdagingen. Wij verbinden mensen, voertuigen, materieel en goederen door het verzamelen en analyseren van real-time data.

Meer weten over bewaren van de kilometerregistratie

Wil je meer weten over de bewaartijd of wil je meer weten over de eisen van deze registratie? Wij verwijzen je graag naar onze andere blogs of naar onze website. Daarnaast staan wij je natuurlijk graag te woord, dus mocht je vragen hebben of persoonlijk advies willen ontvangen, mag je gerust contact met ons opnemen. Wij helpen je graag op weg.