4,9 28 reviews

Vrijblijvende offerte

Hoe werkt een digitale tachograaf?

Een digitale tachograaf is een klein apparaat, dat lijkt op een autoradio. Via dit apparaat worden de rij- en rusttijden van chauffeurs, de afgelegde afstanden, activiteiten, gegevens van de bestuurder en de rijsnelheid geregistreerd. Deze gegevens worden op twee plekken opgeslagen: op de chip van de bestuurderskaart en in het geheugen van de digitale tachograaf. Hoe werkt een digitale tachograaf precies? Wij leggen het uit in deze blog.

Hoe de digitale tachograaf te gebruiken?

Stap 1: De tachograaf aan de bedrijfskaart koppelen

Om te beginnen moet de tachograaf aan de bedrijfskaart worden gekoppeld. Hierdoor wordt het voertuig aan het bedrijf gekoppeld. Dit doe je door de bedrijfspas in de digitale tachograaf te steken. Op het scherm van de tachograaf is vervolgens af te lezen hoe de koppeling voltooid moet worden.

Let op: ZZP-vrachtwagenchauffeurs moeten zowel een bedrijfskaart als een bestuurderskaart hebben. 

Stap 2: De bestuurderskaart gebruiken

Aan de start van een werkdag of voor aanvang van de rit, moet de bestuurderskaart in de digitale tachograaf worden geplaatst. Dit kan met de chip op de kaart naar boven en de pijl naar voren. Een aantal activiteiten worden automatisch door de tachograaf opgeslagen. Zo worden alle ritten geregistreerd. Ook persoonsgegevens en het kenteken worden automatisch op de bestuurderskaart geregistreerd. 

Andere activiteiten moet de chauffeur wel handmatig invoeren. Hierbij gaat het om rustmomenten, laden en lossen, of bijvoorbeeld het wachten op bepaalde documenten. Ook moet de chauffeur handmatig aangeven in welk land en welke regio de werkzaamheden plaatsvinden. Dit kan voorafgaand aan de rit. Als deze gegevens zijn ingevoerd, geeft de tachograaf aan dat de chauffeur kan gaan rijden.

Let op: wanneer er een bijrijder is, dan moet deze zijn of haar kaart in de tweede invoergleuf van de tachograaf plaatsen. 

Stap 3: Digitale tachograaf gebruiken tijdens het rijden

Wanneer een chauffeur is aangemeld, dan wordt het rijden automatisch als rijtijd opgeslagen. Staat de chauffeur stil, dan moet hij of zij de symbolen op de digitale tachograaf – die staan voor bepaalde activiteiten – goed gebruiken. Het is goed om te onthouden dat de digitale tachograaf bij het verplaatsen van de auto direct op ‘arbeidstijd’ springt. Wanneer de chauffeur het voertuig tijdens een rustpauze verplaatst, moet de tachograaf daarom direct weer op ‘rust’ worden gezet. 

Stap 4: De gegevens opslaan

De kilometerregistratie, inclusief tijd die besteed is aan rust en andere activiteiten, worden op de bestuurderskaart opgeslagen. Deze kaart moet eenmaal per 28 dagen worden uitgelezen, anders wordt de data overschreven. De digitale tachograaf moet uiterlijk eenmaal per 90 dagen worden gedownload. 

Met Linqo Tachograafmanagement wordt alle data online gedownload en opgeslagen. Handmatig gegevens uitlezen is hierbij dus niet nodig. Daarnaast worden de rij- en rustdata door Linqo geanalyseerd. Hieruit volgen verbeterpunten en/of waarschuwingen voor de chauffeur. Bijvoorbeeld wanneer deze te lang aan het rijden is. De gegevens zijn in te zien via de app van Linqo.

Wat zijn de voordelen van automatische rittenregistratie?

Ben je ondernemer en heb je bedrijfswagens in je bezit, dan ben je als het goed is bekend met rittenregistratie. Hiermee wordt namelijk bijgehouden hoeveel kilometers er voor privégebruik is gereden met bedrijfswagens. Dit mag maximaal 500 kilometer per jaar zijn, anders krijg je als werkgever te maken met een dure bijtelling. Het bijhouden van een sluitende rittenregistratie kan op verschillende manieren. Denk aan het gebruik van een schriftje of een Excel bestand. Veel bedrijven kiezen echter voor automatische rittenregistratie. In deze blog leggen we je uit wat hier de grootste voordelen van zijn. 

Voordeel 1: De rittenregistratie wordt volledig uit handen genomen 

Het handmatig bijhouden van je rittenadministratie is overbodig. Bij een automatische rittenregistratie worden alle ritten namelijk bijgehouden via een black box. Dit is een klein, zwart apparaatje dat onzichtbaar in een voertuig wordt gemonteerd. Omdat je niks meer handmatig bij hoeft te houden bespaart automatische rittenregistratie veel tijd en dus ook geld. 

Voordeel 2: Voorkomt bijtelling en boetes

Wanneer je handmatig al je ritten bijhoudt, is een foutje snel gemaakt. Een black box registreert via GPS zeer nauwkeurig alle ritten, zodat je je hier geen zorgen over hoeft te maken. Dit is niet alleen fijn, maar ook noodzakelijk, omdat de Belastingdienst controles op de rittenregistratie kan uitvoeren en hoge boetes kan opleggen wanneer deze niet klopt. 

Voordeel 3: Ontvang rapporten op maat

Linqo verwerkt alle geregistreerde informatie in rapporten. Dit zijn rapporten op maat, afgestemd op jouw bedrijf en wensen. Daarnaast zijn er ook kant-en-klare sjablonen beschikbaar, die samen met klanten zijn ontwikkeld. De informatie is gemakkelijk online of via de app in te zien. Deze rapporten geven duidelijke inzichten op voertuig-, chauffeur- en groepsniveau.

Zo kan je uiteraard alle informatie over de gereden ritten inzien. Daarnaast geven de rapporten ook inzicht in het rijgedrag van chauffeurs, de gereden routes, het brandstofverbruik en de gereden snelheden. Hierdoor is het mogelijk om te kijken hoe kosten bespaard kunnen worden en hoe de CO2 uitstoot verminderd kan worden.

Voordeel 4: Automatische rittenregistratie voldoet aan eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst kan de kilometerregistratie op elk moment opvragen. Elke gereden privékilometer moet je kunnen verklaren. Niet alleen moet er een rittenregistratie aanwezig zijn, deze rittenregistratie moet voldoen aan een aantal eisen. Er zijn een aantal zaken die je verplicht moet vermelden in je kilometerregistratie. Hierbij gaat het om gegevens over het voertuig en om gegevens over de gereden rit. Voldoet je rittenregistratie niet aan deze eisen, dan loop je kans een flinke boete te krijgen. Met automatische rittenregistratie, zoals die van Linqo, ben je er zeker van dat alle data correct en volledig wordt geregistreerd.

Alles over de bestuurderskaart

Wat houdt een bestuurderskaart in?

Een bestuurderskaart noem je ook wel een chauffeurspas of chauffeurskaart. Deze pas is persoonsgebonden en registreert de rij- en rusttijden van de chauffeur. Ook worden de kilometerstanden, de gereden afstanden en het soort rit bijgehouden. Met die informatie kan de Inspectie Leefomgeving controleren of de bestuurder voldoet aan de rij- en rusttijdenregelgeving.

Uiterlijk binnen 28 dagen moeten de verzamelde tachograafgegevens worden uitgelezen. Dit komt doordat de tachograaf een geheugenkaart heeft, waarop oude gegevens elke 28 dagen worden overschreven met nieuwe gegevens. Een digitale tachograaf uitlezen moet eens per 90 dagen. Binnen deze termijn moeten de gegevens die erop staan worden gedownload en opgeslagen.

Wie moet een bestuurderskaart hebben?

Wanneer een voertuig is voorzien van een digitale tachograaf, dan heeft de bestuurder een bestuurderskaart nodig. Voor sommige bedrijven of voertuigen is het hebben van zo’n tachograaf verplicht. Het gaat hierbij om:

  • Bussen en touringcars die meer dan acht personen vervoeren, exclusief de bestuurder.
  • Voertuigen en voertuigcombinaties met een totale massa van meer dan 3500 kilogram.
  • Lichte bedrijfsvoertuigen in het beroepsgoederenvervoer, met een datum eerste toelating van na 1 januari 2016.

Hoe kom je aan een chauffeurskaart?

Een chauffeurskaart aanvragen gaat digitaal. Dit kan in Nederland via Kiwa Register. Hier kunnen particuliere chauffeurs of bedrijven chauffeurskaarten aanvragen. Een chauffeurskaart is persoonlijk en onafhankelijk van je werkgever. Daarom kan je als chauffeur ook niet meer dan één kaart in je bezit hebben. De kaart is in totaal vijf jaar geldig, in alle lidstaten van de Europese Unie. De aanvraag kan je alleen doen in het land waarin je woont.

Hoe moet je een bestuurderskaart aanvragen?

Wil je als bedrijf een bestuurderskaart aanvragen voor een medewerker, dan moet je een geldig Nederlands rijbewijs en een digitale pasfoto van deze medewerker bij de hand hebben. Gaat het om een buitenlandse werknemer, dan kan de aanvraag ook gedaan worden met een digitale kopie van het geldige buitenlandse rijbewijs. Het verlengen van een bestuurderskaart gaat ook digitaal via Kiwa Register.

Rijden zonder bestuurderskaart

Er kunnen omstandigheden zijn waarbij een chauffeur even zonder bestuurderskaart moet rijden. Bijvoorbeeld wanneer deze is gestolen. Dit mag, maar alleen wanneer de chauffeur voldoet aan bepaalde voorwaarden. Zo moet er binnen zeven dagen aangifte worden gedaan in de eigen woonplaats. Is de bestuurderskaart in het buitenland gestolen, dan moet de chauffeur ook daar aangifte doen. 

Naast aangifte doen, is het ook belangrijk dat er bij Kiwa Register wordt gemeld dat de kaart gestolen is. Kiwa stuurt vervolgens een verklaring naar de chauffeur op, waarin in vier talen staat vermeld dat de bestuurderskaart gestolen is. Hiermee kan worden aangetoond waarom er zonder bestuurderskaart wordt gereden. Rijden zonder deze kaart mag maximaal 15 dagen.

‘Out of scope’ rijden

Het rijden met een digitale tachograaf zonder chauffeurskaart wordt ook wel ‘out of scope’ genoemd. Dit is alleen toegestaan voor voertuigen die niet onder de tachograafplicht vallen, zoals brandweerauto’s. Ook voor activiteiten als tanken of door de wasstraat rijden moet er worden gereden met een digitale tachograaf met bestuurderskaart. De boete voor het rijden zonder bestuurderskaart, of voor het verkeerd gebruiken van de tachograaf, komt neer op honderden euro’s. Met tachograafmanagement software, zoals van Linqo, heb je hier als werkgever en werknemer geen omkijken meer naar. Hiermee worden niet alleen boetes, maar ook veel tijd bespaard.

Fleetmanagement

Steeds meer bedrijven met een wagenpark kiezen voor fleetmanagement. Dit begrip heb je waarschijnlijk al vaker voorbij zien komen. Wat betekent fleet management eigenlijk precies en welke mogelijkheden biedt het voor bedrijven? Wij leggen het uit in deze blog. 

Wat is fleet management?

Fleet management kan je ook wel vlootbeheer of wagenparkbeheer noemen. Zoals de naam al zegt, is het een manier om je wagenpark te beheren. Het is niet noodzakelijk om te hebben als bedrijf, maar het maakt de werkprocessen en administratie die komen kijken bij een wagenpark wel een stuk eenvoudiger. Met fleet management software wordt namelijk het beheer van je wagenpark uit handen genomen. 

Wat houdt fleetmanagement precies in? 

Onder fleet management valt onder andere:

Met GPS tracking kan je 24/7 inzien waar jouw voertuigen zich bevinden. Naast dat je wagenpark op elk moment te volgen is, is het ook mogelijk om met een GPS tracking systeem voertuigen op afstand te blokkeren. Dit kan erg handig zijn in geval van diefstal.

Met tachograaf management wordt de chauffeurspas en tachograafdata automatisch gedownload en opgeslagen. Handmatig de informatie uitlezen is dus verleden tijd. De verzamelde data wordt bovendien geanalyseerd en vertaalt in verbeterpunten en/of overtredingen per chauffeur. 

Een rittenregistratie zorgt ervoor dat alle gegevens die de Belastingdienst nodig heeft voor je kilometerregistratie automatisch worden verzameld. De data wordt verzameld in rapporten op maat. Deze rapporten zijn afgestemd op jouw bedrijf en wensen en geven je veel inzicht in bijvoorbeeld het rijgedrag en brandstofverbruik van je werknemers.

De voordelen van een fleet management systeem 

Zoals je hierboven ook hebt kunnen lezen, heeft een fleet management systeem vele voordelen. Wij zetten de belangrijkste voor je op een rijtje:

  • Tijdsbesparing, handmatig gegevens bijhouden is verleden tijd.
  • Kosten besparen, doordat brandstofverbruik nauwkeurig wordt bijgehouden en geanalyseerd. 
  • Meer inzicht in bedrijfsprocessen, waardoor je jouw wagenpark efficiënter kan organiseren en de productiviteit kan vergroten. 
  • De verzamelde data is gemakkelijk in te zien via de wagenpark software en via de bijbehorende app.
  • Je ontvangt rapporten op maat, die zijn afgestemd op jouw bedrijf en wensen. 

Voor wie is fleet management geschikt?

Wagenparkbeheer software is in principe geschikt voor elk bedrijf met een wagenpark. Of dit wagenpark nu bestaat uit veel of uit weinig voertuigen. Naast voertuigen is een voertuigvolgsysteem ook geschikt voor machines of bijvoorbeeld opleggers. Hiermee is fleet management niet alleen geschikt voor koeriers- en transportbedrijven, maar ook voor bijvoorbeeld de installatie en bouw sector.

Hoe moet je een rittenregistratie bijhouden?

Heb je zakelijke (lease) auto’s, dan is het belangrijk om een rittenadministratie bij te houden. Hiermee kan je aan de Belastingdienst aantonen dat jouw werknemers privé niet meer dan 500 kilometer per jaar rijden. Heb je geen rittenregistratie? Dan moet je bijtelling betalen voor het privégebruik van de auto(‘s). Hoe zorg je ervoor dat jouw rittenregistratie op orde is? Je leest het in deze blog.      

Moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Een rittenregistratie is niet verplicht. Als je bijtelling betaalt, dan is het niet nodig om een kilometerregistratie bij te houden. In de volgende situaties is een rittenregistratie wel verplicht:

  • Bij een ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Als deze verklaring is ingediend bij de Belastingdienst, geef je aan dat je per kalenderjaar maximaal 500 privékilometers in een zakelijke auto rijdt en dus geen bijtelling hoeft te betalen. Dit kan je bewijzen met een rittenregistratie. 
  • Worden zakelijke auto’s ook privé gebruikt, dan moet voor het privégebruik btw worden betaald. Dit is een standaard bedrag. Kan je echter aantonen hoeveel gebruik privé is, dan vervalt dit standaard bedrag en wordt het aandeel btw naar verhouding van het daadwerkelijke privégebruik berekent. 
  • Ben je eigenaar van voertuigen met een buitenlands kenteken, dan kom je onder bepaalde voorwaarden in aanmerking voor de werkgeversvrijstelling (BPM). Je moet hierbij aantonen dat de voertuigen minimaal 50 procent van de tijd in het buitenland zijn gebruikt. Dit kan met een rittenregistratie.        

Wat moet je bijhouden voor kilometerregistratie?

Bij het bijhouden van een rittenregistratie zijn een aantal gegevens verplicht:

  • Merk van de auto
  • Kenteken
  • Type auto
  • Periode van gebruik

Per rit moet vervolgens ook de volgende informatie worden vermeld:

  • Datum van de rit
  • Begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Adresgegevens van vertrek en aankomst
  • De route, wanneer deze niet de meest logische is
  • Was het een privérit of een zakelijke rit?

Wanneer er tijdens een rit zowel privé als zakelijke kilometers zijn gemaakt, dan is het daarnaast ook nodig om de privé-omrijkilometers te vermelden. Voldoet je rittenregistratie niet aan deze eisen, dan loop je kans een boete te krijgen. Deze boete kan, afhankelijk van de situatie, oplopen tot duizenden euro’s.   

Wat is een sluitende rittenregistratie?

Eenvoudig gezegd is een rittenregistratie sluitend wanneer de eindstand van de kilometerteller en de eindbestemming gelijk zijn aan de beginstand van de volgende rit. Voor de Belastingdienst betekent een sluitende rittenregistratie ook dat de gekozen routes, afstanden en bestemmingen overeen komen met dat wat in je rittenregistratie is terug te vinden. 

Het bijhouden van je kilometerregistratie

Je kan jouw kilometerregistratie op verschillende manieren bijhouden. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een ritregistratieformulier of ritregistratieboekje, zowel schriftelijk als digitaal. Het nadeel hiervan is dat je erg precies te werk moet gaan om fouten te voorkomen en dat het bijhouden tijd kost. 

Makkelijker is het om te kiezen voor een automatische rittenregistratie zoals die van Linqo. Hiermee heb je geen omkijken meer naar je rittenregistratie en ben je er altijd zeker van dat alle data correct en volledig wordt geregistreerd, volgens de eisen van de Belastingdienst. Bijkomend voordeel is dat je via de Linqo software rapporten op maat ontvangt, waarmee je meer inzicht krijgt in je bedrijf en bedrijfsprocessen kan optimaliseren.